北京京燕饭店
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北京京燕饭店
电话:010-56527300
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集会议、会展、剧院、休闲、娱乐、住宿、餐饮等功能于一体。
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如何更好地选择会议场地?
  选择合适的会议场地可以成就或破坏您的活动。这绝对应该在您的会议待办事项列表的顶部。毕竟,场地将对您的预算产生重大影响,并为整个会议定下基调。关键细节(例如活动日期)取决于您选择的空间,因此明智地选择非常重要。为了帮助您,在伦敦、曼彻斯特、伯明翰或爱丁堡寻找场地时,需要考虑以下7件事。

  1.预算

  在处理活动的后勤工作时,请牢记底线。花点时间了解租用会议场地的成本,因为这是一项重要的成本项目,您需要确保遵守预算。如果您找到了完美的会议场地,那么值得询问是否可以以更低的价格换取一份多年期合同。灵活选择日期还可以帮助您获得折扣价,因为一周中的某些日子往往花费更少。不要害怕谈判!

  2.地点

  选择一个方便的地点是最大限度地提高出勤率的一种方法。不要忘记询问公共交通连接、机场交通和附近的酒店。对于选择当天开车的与会者来说,充足的停车位或代客泊车服务也很重要。您可以通过确保该地区的餐厅和其他景点在活动前后开放来提供额外的社交机会。

  3.容量

  确保与会者在所有会议中都有舒适的座位,并在休息时有放松的空间。当代表需要记笔记或使用笔记本电脑时,不要选择剧院式座位的场地。同样,太大的会议室会使一半的与会者看起来没有出席。

  4.特点

  预订一个拥有活动所需的所有设施的场地。这包括A/V设备、麦克风、厨房设施和轮椅通道。注意设置容量,注意座位安排和赞助商区域。检查您是否可以使用休息室和展览空间,或聘请您选择的餐饮服务商。如果场地提供现场餐饮,请询问是否可以容纳食物过敏或特殊饮食。

  5.人员配备

  在会议当天,您的盘子上有很多东西,因此请确保有足够的礼宾支持、服务员和安保人员。您还应该确定是否会有专门的场地协调员在现场协助解决任何问题。检查在您的会议期间是否有可用的技术支持,以便您的演示文稿顺利进行,并且与会者最终不会四处游荡寻找Wi-Fi。

  6.品牌塑造

  选择一个与您想要投影的形象明显一致的场地,请注意利益相关者和赞助商。不要忘记询问场地经理是否还有其他与您的会议或品牌信息相冲突的现场活动。找出可用的标牌和品牌机会也是值得的。您可以在电梯中放置标牌或在内部等离子屏幕上做广告吗?品牌塑造很重要,所以确保你能做到!

  7.住宿

  如果您的活动持续一整天或持续数天,通常最好选择有现场住宿的会议场地。这样,代表们可以在一天结束时放松,而无需任何额外的旅行。

  8.场地布置

  如果您要组织大型或多天会议,您将需要不同类型的空间。您如何选择会议、茶歇和参展商的空间,可以直接影响活动的成功。在决定场地之前,请确保您对小组的数量和已经写在大纲中的基本时间表有所了解。一些会议场地提供灵活的安排,如果需要,可以将一个大空间变成两个或三个较小的空间,这种类型的场地可以使您的计划变得更加简单。

  9.高科技选项

  确保场地有足够的Wi-Fi和其他高科技功能。许多活动都采用了新的现代混合组件,这将使会议既可以容纳亲自参加的人,也可以容纳不能或选择不参加的人。如果您的计划中也包含视频会议和录制功能,则应考虑此功能。还应该有适当的AV设备和照明。
发布时间:2022-10-24 17:09:50   已经被浏览 363 次
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